Wij willen zorgvuldig met de ons ter beschikking gekomen persoonsgegevens en privacy omgaan. Er gelden bovendien wettelijke regels zoals de per 25 mei 2018 geldende Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) om u te beschermen tegen misbruik van dergelijke gegevens. Wij houden ons aan deze regels en hebben maatregelen getroffen om uw gegevens te beschermen. In dit reglement leest u welke dit zijn.

1. Dit reglement geldt voor iedere verwerking van persoonsgegevens die door Soluut wordt uitgevoerd.
2. Persoonsgegevens, inbegrepen medische gegevens, worden uitsluitend door Soluut vastgelegd c.q. verwerkt voor zover ze tot doel hebben uitvoering te kunnen geven aan haar op basis van een daartoe gesloten overeenkomst door opdrachtgevers (werkgevers) opgedragen taken en binnen de kaders van wet- en regelgeving.
3. Soluut legt deze gegevens voor klanten die diensten in het kader van Arbo/verzuimbegeleiding afnemen vast in een geautomatiseerd systeem, te weten Verzuimsignaal (leverancier Visma), op een externe en beveiligde server. Met deze leverancier zijn afspraken gemaakt om te voldoen aan de ter zake geldende wet- en regelgeving.
4. De door Soluut ingeschakelde medewerkers hebben uitsluitend toegang tot vastgelegde gegevens voor zover dit voor de uitoefening van hun functie relevant is en hebben alleen toegang middels een hierop afgestemde autorisatie.
5. Met alle persoonsgegevens zal door de door Soluut ingeschakelde medewerkers vertrouwelijk en zorgvuldig en conform geldende wet- en regelgeving om worden gegaan en er worden geen persoonsgegevens verwerkt omtrent godsdienst, levensovertuiging, ras politieke opvattingen of seksuele voorkeur.
6. Soluut verwerkt zelf geen medische gegevens, dit gebeurt uitsluitend door niet bij Soluut in dienst zijnde maar wel in opdracht van Soluut werkende artsen. Medische gegevens (medisch beroepsgeheim) worden separaat vastgelegd door en zijn alleen toegankelijk voor hiertoe bevoegde, geautoriseerde, door Soluut ingeschakelde artsen. Deze gegevens worden enkel en alleen gedeeld met derden wanneer door de betreffende werknemer hiertoe een schriftelijke machtiging is afgegeven.
7. Voor zover medewerkers worden ingeschakeld die niet in dienst zijn van Soluut, maar in opdracht van deze werken, zijn separate afspraken gemaakt om te garanderen dat aan de hier gestelde regels wordt voldaan.
8. De volgende gegevens worden verzameld en vastgelegd van personen die werkzaam zijn bij klanten die diensten afnemen in het kader van Arbo/verzuimbegeleiding en waar de overeenkomst met deze klant betrekking op heeft (in principe alleen werknemers):
   • Naam, adres, postcode, woonplaats
   • Geboortedatum
   • BSN
   • Geslacht
   • Contactgegevens
   • Functie
   • Aard, omvang en duur dienstverband

Deze gegevens  worden verzameld bij aanvang van de overeenkomst, bij wijziging van de betreffende gegevens en bij aanvang en einde van het                            dienstverband met (nieuwe) werknemers.

Bij opening van een preventief dossier dan wel bij ziekmelding kunnen met betrekking tot de betreffende werknemer van een klant de volgende gegevens worden verzameld en vastgelegd in het kader van uitvoering van de overeenkomst met deze klant:

• • Data van aanvang en omvang van arbeidsongeschiktheid en reden en mate van wijziging en einde van arbeidsongeschiktheid
  • Uitsluitend voor intern gebruik: reden ziekmelding zoals door werknemer eventueel bij ziekmelding doorgegeven
  • Door de werknemer zelf verstrekte informatie
  • Rapportages m.b.t. professionele beoordelingen door betrokken deskundigen in het kader van preventie, verzuimbegeleiding en re-integratie (zoals de bedrijfsarts en de arbeidsdeskundige), waarbij medische gegevens worden vastgelegd in een slechts voor geautoriseerde artsen toegankelijk medisch dossier
  • Notities, e-mails en rapportages in het kader van preventie, verzuimbegeleiding en re-integratie van/namens werkgever en medewerkers van Soluut.
  • Ingeval van op grond van de overeenkomst met opdrachtgever uitgevoerde keuringen of algemene onderzoeken zoals een Preventief Medisch Onderzoek (PMO) wordt slechts naar personen herleidbare informatie verstrekt aan de opdrachtgever of derden voor zover dit past bij het doel van de keuring of het onderzoek en met in achtneming van wet- en regelgeving, zoals ten aanzien van eventueel vereiste schriftelijke toestemming van de werknemer.

Aan de werkgever wordt geen informatie versterkt over welke werknemers een bezoek hebben gebracht aan het arbeidsomstandighedenspreekuur, zonder dat werknemers hiervoor hun toestemming hebben gegeven.

Aan verzuimverzekeraars worden alleen overzichten verstrekt van zieke werknemers, de mate van arbeidsongeschiktheid en de verzuimperiode. Ze krijgen geen medische informatie.

9. Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan voor de uitvoering van de overeenkomst noodzakelijk is en de wettelijke voorschriften ter zake van bewaartermijnen worden in acht genomen.
10. Voor wat betreft vastgelegde gegevens bestaat, op schriftelijk verzoek, binnen de kaders van wet- en regelgeving en voor zover dit past bij het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld en vastgelegd recht op:
    • inzage in..
    • correctie van..
    • beperking van verwerking van..
    • overdracht van..
    • wissen/verwijderen van persoonsgegevens.

Behoudens bij overmacht zal binnen een maand na het schriftelijke verzoek aan betrokkene met redenen omkleed schriftelijk de beslissing worden medegedeeld. Ingeval het verzoek geheel of gedeeltelijk wordt ingewilligd wordt dit vervolgens 14 dagen na de beslissing geëffectueerd. Voorgaande geldt ook voor medische gegevens, zij het dat hiervoor de bedrijfsarts wordt betrokken in de beoordeling.

11. Persoonsgegevens worden slechts op schriftelijk verzoek en met schriftelijke toestemming van de betreffende persoon overgedragen aan derden, tenzij enig wettelijk voorschrift hiertoe verplicht, en binnen de kaders van wet- en regelgeving.
12. Tegen de wijze waarop Soluut omgaat met persoonsgegevens en de uitvoering van dit reglement omgaat kan een klacht worden ingediend conform de bij Soluut geldende klachtenregeling. Ook kan de betrokkene zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens.
13. Dit reglement geldt per 25 mei 2018 en is terug te vinden op onze website (soluut.nl). Het staat Soluut vrij wijzigingen in dit reglement door te voeren. De datum van wijziging zal alsdan worden vermeld.