Privacyreglement Soluut

Wij willen zorgvuldig met de ons ter beschikking gekomen persoonsgegevens en privacy omgaan. Er gelden bovendien wettelijke regels zoals de per 25 mei 2018 geldende Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) om u te beschermen tegen misbruik van dergelijke gegevens. Wij houden ons aan deze regels en hebben maatregelen getroffen om uw gegevens te beschermen. In dit reglement leest u welke dit zijn.

  1. Dit reglement geldt voor iedere verwerking van persoonsgegevens die door Soluut wordt uitgevoerd.
  2. Persoonsgegevens, inbegrepen medische gegevens, worden uitsluitend door Soluut vastgelegd c.q. verwerkt voor zover ze tot doel hebben uitvoering te kunnen geven aan haar op basis van een daartoe gesloten overeenkomst door opdrachtgevers (werkgevers) opgedragen taken en binnen de kaders van wet- en regelgeving.
  3. Soluut legt deze gegevens vast in een geautomatiseerd systeem, te weten Verzuimsignaal (leverancier Unit 4), op een externe en beveiligde server. Met deze leverancier zijn afspraken gemaakt om te voldoen aan de ter zake geldende wet- en regelgeving.
  4. De door Soluut ingeschakelde medewerkers hebben uitsluitend toegang tot deze gegevens voor zover dit voor de uitoefening van hun functie relevant is en hebben alleen toegang middels een hierop afgestemde autorisatie.
  5. Met alle persoonsgegevens zal door de door Soluut ingeschakelde medewerkers vertrouwelijk en zorgvuldig en conform geldende wet- en regelgeving om worden gegaan en er worden geen persoonsgegevens verwerkt omtrent godsdienst, levensovertuiging, ras politieke opvattingen of seksuele voorkeur.
  6. Soluut verwerkt zelf geen medische gegevens, dit gebeurt uitsluitend door niet bij Soluut in dienst zijnde maar wel in opdracht van Soluut werkende artsen. Medische gegevens (medisch beroepsgeheim) worden separaat vastgelegd door en zijn alleen toegankelijk voor hiertoe bevoegde, geautoriseerde, door Soluut ingeschakelde artsen. Deze gegevens worden enkel en alleen gedeeld met derden wanneer door de betreffende werknemer hiertoe een schriftelijke machtiging is afgegeven.
  7. Voor zover medewerkers worden ingeschakeld die niet in dienst zijn van Soluut, maar in opdracht van deze werken, zijn separate overeenkomsten aangegaan om te garanderen dat aan de hier gestelde regels wordt voldaan.
  8. De volgende gegevens worden verzameld en vastgelegd van werkgever, diens functionarissen die een rol bij uitvoering van de overeenkomst met werkgever, diens werknemers en medewerkers en deskundigen zoals bedrijfsartsen die door Soluut worden ingeschakeld in dit verband:
    • Naam, adres, postcode, woonplaats
    • Geboortedatum
    • Contactgegevens
    • Functie
    • Aard en duur dienstverband van werknemers van opdrachtgever
      Deze gegevens worden verzameld bij aanvang van de overeenkomst, bij wijziging van de betreffende gegevens en bij aanvang en einde van het dienstverband met (nieuwe) werknemers en medewerkers van Soluut.
  9. Bij opening van een preventief dossier dan wel bij ziekmelding kunnen van de betreffende werknemer van opdrachtgever de volgende gegevens worden verzameld en vastgelegd:
    • Data van aanvang, wijziging mate van en einde ziekte
    • Uitsluitend voor intern gebruik: reden ziekmelding zoals door werknemer eventueel bij ziekmelding doorgegeven
    • Door de werknemer zelf verstrekte informatie
    • Rapportages van betrokken deskundigen in het kader van preventie verzuimbegeleiding en re-integratie, waarbij medische gegevens worden vastgelegd in een slechts voor geautoriseerde artsen toegankelijk medisch dossier
    • Notities in het kader van preventie, verzuimbegeleiding en re-integratie van/namens werkgever en medewerkers van Soluut.
  10. Aan de werkgever wordt geen informatie versterkt over welke werknemers een bezoek hebben gebracht aan het arbeidsomstandighedenspreekuur of vrijwillig hebben deelgenomen aan periodieke onderzoeken, zonder dat werknemers hiervoor hun goedkeuring hebben gegeven.
  11. Aan verzuimverzekeraars worden alleen overzichten verstrekt van zieke werknemers, de mate van arbeidsongeschiktheid en de verzuimperiode. Ze krijgen geen medische informatie.
  12. Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan voor de uitvoering van de overeenkomst noodzakelijk is en de wettelijke voorschriften ter zake van bewaartermijnen worden in acht genomen.
  13. De werknemer of medewerker heeft op schriftelijk verzoek recht op inzage in de vastgelegde gegevens. Deze inzage zal behoudens bij overmacht binnen een maand na het verzoek worden verleend. Dit geldt ook voor medische gegevens, voor zover dit volgens wet- en regelgeving mogelijk is. Tevens kan schriftelijk worden verzocht om correctie of verwijderen van gegevens, mits onderbouwd, gegrond en niet buitenproportioneel en niet in strijd met wet- en regelgeving en het doel waarmee het is vastgelegd.
  14. Persoonsgegevens worden slechts op schriftelijk verzoek en met schriftelijke toestemming van betrokken werknemers overgedragen aan derden, tenzij enig wettelijk voorschrift hiertoe verplicht, en binnen de kaders van wet- en regelgeving.
  15. Tegen de wijze waarop Soluut omgaat met persoonsgegevens en de uitvoering van dit reglement omgaat kan een klacht worden ingediend conform de bij Soluut geldende klachtenregeling. Ook kan de betrokkene zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens.
  16. Dit reglement geldt per 25 mei 2018 en is terug te vinden op onze website (www.soluut.nl). Het staat Soluut vrij wijzigingen in dit reglement door te voeren. De datum van wijziging zal alsdan worden vermeld.

Deel deze pagina